Como organizar os documentos do condomínio?

Como síndico, certamente já percebeu que realizar a gestão de documentos do condomínio não é uma tarefa simples. Todos os meses circulam papéis, como cartas, recibos e boletos que devem ser arquivados e organizados de forma otimizada.

E para que você mantenha o controle sobre tamanha papelada, é imprescindível contar com algumas técnicas de organização ou contratar uma administradora de condomínios especializada no assunto. O importante é manter toda a documentação segura e evitar falhas que prejudiquem os funcionários e moradores.

Ficou curioso? Continue a leitura e descubra como melhorar a organização dos documentos do condomínio!

Por que é importante?

Caso o Ministério do Trabalho, por exemplo, peça algum documento para o condomínio, esse deve entregá-lo em dois ou três dias. Já imaginou procurar um ou dois papéis no meio de uma bagunça enorme?

As ações judiciais no Brasil, em sua grande maioria, somente aceitam provas documentais, ou seja, em papel.

Por isso, guardar bem documentos como comprovantes de pagamentos de salários e direitos dos funcionários, como fundo de garantia, pode evitar problemas com a justiça.

Ele destaca ainda que um condomínio pode processar seu síndico se for condenado a pagar uma grande indenização a um funcionário porque o síndico não tinha os documentos necessários devidamente arquivados. Nesse caso, ele pode ser responsabilizado pelo prejuízo.

Responsabilidades

A gestão, a guarda e a manutenção da documentação é de responsabilidade do síndico. É ele quem decide quais papéis serão guardados, por quanto tempo e onde.

Uma das decisões que o síndico deverá tomar se refere ao local de armazenamento. Caso não haja um espaço próprio no condomínio para esse fim, reserve um local seguro e fechado. Certifique-se, também, que somente o síndico tenha acesso ao lugar. Porém, não leve os documentos para casa.

Os documentos mais importantes devem ser colocados, de preferência, em locais altos para proteção de eventuais enchentes e longe de fontes de fogo.

Mas lembre-se que o condômino pode ter acesso aos documentos, desde que solicitado com antecedência e para pronta consulta. Portanto, pense na praticidade do acesso. Caso o morador queira levar algum documento para casa, deve-se realizar uma cópia do arquivo.

Quais documentos deverão ser guardados?

Na prática, tudo o que o síndico achar necessário pode ser arquivado. Se o arquivo for bem organizado, não haverá problemas em achá-los posteriormente. Porém, indispensável mesmo é guardar os seguintes documentos:

• Convenção do condomínio;
• Regulamento interno;
• Inscrição do condomínio na Receita Federal (CNPJ);
• Apólice de seguro 
• Relatório de receitas e despesas referentes aos últimos cinco anos;
• Livro de registro de atas;
• Entre outros

Uma boa dica para facilitar a organização desses documentos é separá-los por categorias. A lista que montamos acima pode servir de exemplo para essa dica. Além de ter os documentos impressos em mãos, realize a digitalização dos mesmos. Essa é uma prática comum a muitas empresas e, no caso dos condomínios, é a garantia da segurança de todo e qualquer arquivo relacionado à gestão. A técnica permite que os documentos sejam salvos em formato digital, evitando danos e perdas. Além disso, automaticamente cria-se um backup de toda a documentação.

Mais uma vez, vale ressaltar que a responsabilidade da organização, guarda e manutenção de toda documentação do condomínio é de responsabilidade exclusiva do síndico. Caso a gestão dele chegue ao fim, ela deve ser repassada em ordem para seu sucessor.

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