O principal papel da administradora de condomínio é gerir as áreas administrativa, de recursos humanos, financeira e jurídica do condomínio, disponibilizando todo o suporte para o síndico, conselho consultivo e condôminos no exercício das atividades cotidianas do edifício, orientando-os sobre os aspectos legais ás atividades administrativas para o bom funcionamento do condomínio.
Sabemos que administrar um condomínio exige uma série de funções e responsabilidades, e muitas vezes o sindico encontra dificuldades, seja por falta de conhecimento ou por ausência de suporte técnico o que prejudica a ter uma boa gestão.
FUNÇÃO NA GESTÃO ADMINISTRATIVA
– Atendimentos aos condôminos.
– Presença nas assembleias
– Controle de acesso de funcionários e segurança.
– Controle de mandatos do corpo diretivos – síndicos e conselho consultivo.
– Serviço de malote para correspondência do condomínio.
– Emissão e distribuição de correspondências internas (circulares, editais, atas).
– Transcrição das atas no livro próprio e registro no cartório de títulos e documentos.
– Coleta de orçamentos de obras e serviços.
– Atendimento a fornecedores.
– Elaboração de planilhas de concorrência e acompanhamento financeiro das obras e serviços.
– Acompanhamento do consumo de água, energia e gás do condomínio.
– Gerenciamento do seguro de incêndio e de responsabilidade civil.
– Acompanhamento da liquidação de sinistros.
– Gestão dos equipamentos de segurança.
– Administração da locação de espaços comuns e de recreação do prédio.
– Gestão de contratos de manutenção e prestação de serviços terceirizados.
– Vistoria técnica periódica nas instalações e áreas comuns com emissão de relatórios.
FUNÇÃO NA GESTÃO FINANCEIRA
– Elaboração e acompanhamento das previsões orçamentárias.
– Elaboração do quadro de rateio das despesas.
– Emissão dos recibos/boletos bancários.
– Controle dos pagamentos das cotas condominiais
– Emissão de Declaração Negativa de Débitos Condominiais.
– Cobrança administrativa de devedores – via carta e telefonemas.
– Contas a pagar – controle dos vencimentos e emissão de cheques para a liquidação dos pagamentos.
– Acompanhamento dos investimentos feitos pelo Condomínio no mercado financeiro.
– Gestão tributária – cálculo para aplicação das alíquotas, retenção e recolhimento do PIS, COFINS, CSLL, ISS, INSS e IRF.
– Armazenamento de dados, inclusive controle da cumulatividade, para as informações anuais dos recolhimentos de PIS, COFINS e CSLL.
– Elaboração de balancetes anuais para apresentação na assembleia Geral Ordinária.
– Disponibilização dos balancetes e demais demonstrativos financeiros na INTERNET.
– Obtenção de Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais.
FUNÇÃO NA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS
– Recrutamento de funcionários.
– Seleção de funcionários com pesquisa cadastral.
– Admissão e procedimentos de registro.
– Contrato de experiência.
– Declarações para fins de concessão de aposentadoria.
– Treinamento de funcionários – interno e externo – com realização de cursos, palestras, etc.
– Atualização das fichas de registro dos funcionários.
– Atualização das carteiras profissionais.
– Relação de Salários Contribuição para fins de concessão de benefícios.
– Controle das horas extras com elaboração de crachá de ponto e controle do sistema de ponto-eletrônico.
– Formalização de advertências disciplinares.
– Escala de revezamento e de férias – elaboração e controle.
– Elaboração da folha de pagamento.
– Emissão dos comprovantes de pagamento dos salários.
– Elaboração e recolhimento das guias de FGTS – GFIP e SEFIP.
– Retenção e recolhimento de contribuições sindicais – patronal e dos empregados.
– PIS – cadastramento e elaboração das guias e recolhimento.
– Emissão dos informes de rendimentos.
– Homologação das rescisões dos contratos no Sindicato de classe ou na DRT (reembolso de despesas objeto de cobrança em separado).
– Controle, aquisição e distribuição de vales transporte.
FUNÇÃO DE APOIO JURÍDICO
– Atualização permanente da legislação que envolve a administração de Condomínios
– Emissão de notificações extrajudiciais e judiciais.
– Assessoria na alteração da Convenção de Condomínio.
– Ações e acompanhamento da cobrança judicial dos devedores de cotas
– Assessoria na elaboração de Regimentos Internos.
– Assessoria na assinatura de contratos de prestação de serviços, de terceirização, de locação de espaços, etc..
– Emissão de relatórios periódicos abrangendo o andamento das ações.
– Acompanhamento das ações trabalhistas, cíveis e tributárias.
– Consultoria tributária, fiscal e trabalhista.
– Acompanhamento das ações propostas em Juizados Especiais.
O fato de contratar uma empresa terceirizada para realizar a gestão condominial, não exime o síndico do cumprimento das atividades de rotina para o bom funcionamento do empreendimento, mas como você o papel da administradora é muito importante, e é preciso ter cuidado na hora de escolher uma.
Fonte: MANAGER
