A vida de um síndico ou responsável pela administração de condomínio nunca é fácil.

Afinal, é quase como gerir uma empresa em pleno funcionamento, mas com funcionários que vivem se desentendendo!

Mas então por que não abordar essa situação da mesma forma como faria um empresário?

Neste post, vamos apresentar 5 benefícios que um aplicativo de gestão pode trazer para quem precisa de mais confiança, segurança e organização no edifício que administra.

Venha conferir!

Os desafios da gestão condominial moderna

Se você é síndico ou administrador de imóveis, já deve ter reparado como a tecnologia, apesar de ser uma grande facilitadora para a comunicação e gestão de condomínios, pode se tornar um pesadelo quando usada sem critérios. E talvez não haja exemplo mais claro que os grupos de moradores no WhatsApp.

Quando não há controle sobre esse tipo de interação e comunicação, a tendência é que uma possível solução vire um caos. Discussões são atropeladas o tempo todo e o volume de mensagens fica grande demais para qualquer um acompanhar, o que termina por causar mais desentendimentos.

Discutir problemas coletivos ou individuais nunca parece chegar a um consenso e essa falta de controle pode levar até a difamação ou à exposição vexatória de alguns moradores.

A verdade é que esse tipo de aplicativo apenas transfere a confusão de um condomínio inadequadamente gerido para o meio virtual.

Lembre-se: não há suporte real para que uma pessoa consiga lidar com todos esses desafios de forma segura. É por isso que, a partir de agora, você deve enxergar essa questão por outro ângulo.

Os benefícios de um software especializado

Os softwares de administração de condomínio são soluções completas, desenvolvidas especificamente para apoiar o gestor em todas as etapas do seu trabalho. Veja como esse recurso pode ajudar!

1. Controle centralizado de informações

A ideia dos softwares de gestão (chamados no meio empresarial de ERPs) é centralizar todas as informações relevantes para um negócio em um sistema único, que dê controle simplificado e automatizado ao administrador.

No caso de um programa voltado para condomínios, as funcionalidades são específicas para as tarefas do dia a dia da área.

Um bom sistema de gerenciamento para administradores tem ferramentas como:

• controle administrativo;
• gestão de fornecedores e prestadores de serviço;
• controle do pagamento da taxa de condomínio;
• controle de gastos de recursos, como luz, água e gás;
• geração de demonstrativos e relatórios financeiros;
• discriminação de saldos devedores.

E olha que esses são apenas alguns exemplos do tipo de controle que não deve ser feito de forma manual e informal se o síndico ou administrador pretende otimizar sua gestão.

Trata-se de um suporte real para que você pare de perder tempo com informações desencontradas e ganhe uma visão completa e definitiva do condomínio.

2. Canal de comunicação próprio

E se o que você pretende é deixar a informalidade de lado, está na hora de abandonar de vez o WhatsApp!

Um bom software para administração de condomínio oferece um ambiente muito mais controlado e especializado nesse tipo de comunicação com moradores.

Esse tipo de programa permite a troca de mensagens públicas e privadas, gravando o histórico das conversas para que nenhuma questão fique mal resolvida.

É possível organizar cada contato em chamados e segmentar o atendimento pelo que é prioritário ou urgente. Uma abordagem muito mais profissional para uma relação tão importante entre condomínio e condôminos, não concorda?

3. Acesso individualizado para os condôminos

Isso é possível por meio de outro benefício de softwares para a administração de condomínio: a criação de uma área do condômino, com usuário e senha exclusivos para cada uma das unidades.

Assim, os próprios moradores podem acompanhar sua situação financeira perante as respectivas obrigações (como taxa de condomínio) e entrar em contato privado com o administrador. No caso de qualquer atrito, cada usuário pode fazer denúncias, tirar dúvidas ou se defender sem precisar se expor para todo mundo.

4. Registro financeiro e de conflitos

Os conflitos são praticamente inevitáveis na gestão de tantas pessoas com expectativas, interesses e personalidades diferentes. E é por isso que grupos de WhatsApp terminam quase sempre como um caldeirão de brigas, confusões e desentendimentos.

Mas essa história acaba com um software apropriado para administrar um condomínio. Uma boa aplicação com essa finalidade registra históricos de todas as movimentações financeiras e das conversas entre condôminos e administrador, além organizar tais informações em relatórios claros e objetivos.

No caso de conflitos, basta checar as informações guardadas para descobrir a verdade. Quem pagou, quem está devendo, quem iniciou uma discussão, qual foi a pauta da última reunião: tudo isso pode ficar registrado para consultas futuras.

5. Segurança e sigilo de informações

Além de todas essas facilidades que já citamos, o síndico ainda tem mais segurança para armazenar e visualizar informações importantes com que lida em seu dia a dia.

Sabia que um dos maiores problemas da gestão manual de condomínios é a perda de dados em papéis que vão sem querer para o lixo ou são danificados, recibos sem data, notas com a tinta desbotada e assim por diante.

Ao incluir essas informações em um software de gestão de qualidade, tudo é guardado em um sistema seguro, que evita tanto a perda quanto o vazamento de dados. Nos melhores serviços, esse armazenamento é feito na nuvem, onde estão ainda mais protegidos e isolados de qualquer intenção duvidosa.

A busca pela melhor solução para sua gestão

Para profissionalizar a gestão do condomínio, saindo da armadilha de grupos de WhatsApp e documentos impressos, é preciso encontrar a solução perfeita, aquela que traz todos os benefícios que citamos acima — e ainda mais!

A melhor forma de conseguir isso é por meio de pesquisas para encontrar o parceiro certo. A escolha ideal deve levar em conta a constante busca da empresa por ferramentas de automação, pelo desenvolvimento de funcionalidades de controle financeiro e de pessoal, pela inclusão de ferramentas de comunicação mais intuitivas e pelo armazenamento seguro de dados na nuvem.

Que tal então começar entrando em contato conosco? Conte-nos sobre suas necessidades para receber o suporte de que precisa para revolucionar sua administração!

Fonte: blogalterdata