O departamento de recursos humanos que faz a folha de pagamento nas administradoras de condomínios tem um papel importantíssimo e de muita responsabilidade.
Isso não ocorre apenas com o pagamento dos salários dos próprios funcionários da imobiliária, mas em muitos casos de centenas de condomínios, além do cumprimento de prazos internos e legais, pagamentos de impostos, encargos sociais e todas as demais necessidades do departamento são então, tarefas que sem o apoio de um sistema de gestão de folha de pagamento completo tornam-se praticamente impossíveis de serem cumpridas para assim, realizar com exatidão toda a rotina de execução deste processo que dessa forma, requer muitos detalhes técnicos exigidos.
Desse modo, rotina do departamento de recursos humanos inclui além da folha de pagamento mensal, rotinas como, entrevistas, contratações, férias dos funcionários, avisos prévios, rescisões e 13° salários que se somam assim, às tarefas exercidas e que precisam de um controle muito rígido para então, trabalhar com todo o critério necessário o principal ativo da empresa que é seu capital humano.
Mudanças na folha de pagamento
Mudanças significativas nos departamentos de recursos humanos que afetam diretamente a folha de pagamento nas administradoras de condomínios, como novas regras legais e E-Social tem trazido então, preocupação para os responsáveis do departamento que apesar de uma visão otimista sobre os reflexos positivos que estas mudanças trarão e já trazem preocupam-se com a implantação dos processos relativos, essas mudanças e seus impactos que tornarão assim, mais dinâmicas as informações a serem prestadas como, qualificações cadastrais, avisos prévios, contribuições e informações diversas obrigatórias ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (e Social).
Conhecendo o eSocial
O eSocial foi instituído pelo Decreto nº 8373/2014. Com este sistema, os empregadores passarão então, a informar ao Governo, de forma padronizada, as informações inerentes aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.
Dessa forma, a informação eletrônica desses dados facilitará a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, de forma a reduzir a burocracia para as empresas.
A prestação das informações ao eSocial substituirá o preenchimento e a entrega de formulários e declarações separados a cada entidade.
A implantação do eSocial viabilizará garantia aos diretos previdenciários e trabalhistas e facilitará o cumprimento de obrigações, eliminando duplicidade nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas, e trará mais qualidade às informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias. A legislação prevê ainda tratamento diferenciado às micro e pequenas empresas.
A obrigatoriedade de utilização desse sistema para os empregadores dependerá de Resolução do Comitê Gestor do eSocial, conforme decreto 8373/2014, que definirá o cronograma de implantação e transmissão das informações por esse canal.
O projeto eSocial é uma ação conjunta dos seguintes órgãos e entidades do governo federal: Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS e Ministério do Trabalho – MTB.
Prazos e entrada em vigor do eSocial
No site do governo federal foram divulgados os prazos estabelecidos onde o uso do sistema passa a ser obrigatório desde 08 de janeiro de 2018 – conforme etapas detalhadas abaixo – e as informações nele prestadas têm caráter declaratório, constituindo instrumento hábil e suficiente para a exigência dos tributos e encargos trabalhistas delas resultantes e que não tenham sido recolhidos no prazo consignado para pagamento.
No primeiro momento, deverão enviar informações pelo eSocial as empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões em 2016 ou que fizeram a adesão antecipada ao sistema. Confira abaixo o cronograma de implantação:
Primeira etapa
– Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões.
Primeira fase: 08/01/2018 – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.
Segunda fase: Março de 2018: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.
Terceira fase: Maio de 2018: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.
Quarta fase: Julho de 2018: Substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada.
Quinta fase: Janeiro de 2019: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.
Segunda etapa
– Demais empresas privadas, incluindo Simples, MEIs e pessoas físicas (que possuam empregados).
Primeira fase: Julho de 2018 – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.
Segunda fase: Setembro de 2018: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.
Terceira fase: Novembro de 2018: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.
Quarta fase: Janeiro de 2019: Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada.
Quinta fase: Janeiro de 2019: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.
Parceria SAMI e Data Cempro
Com a finalidade de atender as necessidades de seus clientes fornecendo um software completo que atenda a folha de pagamento das administradoras, a Sami Sistemas em parceria com a Data Cempro vem trabalhando a substituição do módulo folha do SAMI pelo sistema WINDP que tem toda a flexibilidade e segurança necessárias para realizar as rotinas de folha de pagamento reunidas em uma ferramenta que oferece facilidade nas operações que envolvem todas as rotinas do departamento em uma interface amigável e autoexplicativa, além de estar preparado para todas as exigências do eSocial.
Para facilitar ainda mais esta transição do módulo de folha de pagamento do sistema SAMI para o WinDP é disponibilizada total integração entre os dois sistema, sendo possível exportar as informações dos funcionários, seus dependentes, períodos de férias, afastamentos, histórico financeiro, assim como dados de sindicatos, cargos e funções, horários e dados que facilitem a migração entre os sistemas.
A Sami Sistemas e Data Cempro reafirmam esta parceria para oferecer a melhor solução de folha de pagamento das administradoras e condomínios, já com o e-social em pleno funcionamento para facilitar, agilizar e antecipar todas as necessidades para o departamento de recursos humanos perfeitamente adaptada e integrada a realidade dos clientes Sami.
Integração WinDP x SAMI ERP ++
Após implantando o sistema WinDP nos clientes SAMI a integração entre os dois sistemas é total, líquidos de salários, gerações de guias de encargos sociais e impostos, como FGTS, guias de INSS, IRRF, dentre todas as demais, são facilmente exportadas do sistema da Data Cempro para o SAMI, que importa os valores e os lança no sistema de contas a pagar ou nos extratos dos condomínios de acordo com a prática de cada administradora havendo diferentes opções de lançamentos no ato da exportação/importação dos arquivos de um sistema para o outro.
Dessa forma a folha de pagamento nas administradoras é integrada com agilidade através de arquivos EDI (Eletronic data interchange) em poucos instantes, lançando nos extratos de conta corrente dos condomínios no SAMI toda a movimentação da folha de pagamento dispensando lançamentos manuais por parte dos usuários reduzindo margens de erros e dando mais precisão ao resultado apresentado ao cliente final em seus extratos de conta.
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fonte: Sami Sistemas