O contrato a ser firmado com a administradora deve ser bastante minucioso. Todos os serviços contratados devem estar especificados, de acordo com as necessidades do condomínio.
É conveniente especificar também as taxas extraordinárias cobradas pela empresa, como despesas de escritório e outras. Principais itens a verificar no contrato.
- Gestão de funcionários: é preciso estipular exatamente quais serão os serviços prestados nesse item. Afinal, a administradora poderá apenas cuidar da folha de pagamento e de eventuais cobranças de encargos, ou então ser a responsável por todos os trâmites dessa gestão, desde a contratação até o distrato de funcionários;
- seguros: legalmente, é o síndico que se responsabiliza pelos seguros feitos pelo condomínio. No entanto, a admissão e a renovação desse item podem ser atribuídas à administradora. Logo, é crucial estabelecer esses aspectos para evitar confusões;
- auxílio jurídico: geralmente, as administradoras não cobram por esse tipo de assistência. Porém, caso existam ações trabalhistas, os honorários serão cobrados à parte;
- pagamentos de contas e multas: nesse item é primordial que o contrato de administração de condomínio ressalte a importância da responsabilidade da empresa em relação ao pagamento de contas e multas;
- valores cobrados mensalmente: as taxas comumente variam de 5 a 10%. Porém, os condomínios comerciais apresentam um valor superior (cerca de 20%). Desse modo, é essencial determinar quais serão as taxas a serem cobradas;
- estimativa orçamentária: é preciso que a administradora defina as previsões mensais e anuais do orçamento. Todas elas devem constar no contrato de administração de condomínio;
- tipo de conta: é importante que o documento informe se a conta do condomínio será em conjunto com a empresa ou se ela terá uma própria;
- fornecedores: a administradora geralmente se responsabiliza em realizar, no mínimo, três orçamentos relacionados a fornecedores. Assim, é preciso que esse item seja detalhado no documento.