Será o WhatsApp a forma mais adequada para lidar com queixas e solicitações no condomínio?

Será o WhatsApp a forma mais adequada para lidar com queixas e solicitações no condomínio?

solicitações no condomínio

10 nov Será o WhatsApp a forma mais adequada para lidar com queixas e solicitações no condomínio?

Todo síndico faz uso constante do WhatsApp. Isso não é ruim, realmente. Mas há situações em que o WhatsApp mais atrapalha do que ajuda. E página de facebook, então? E quando uma mera ocorrência vira polêmica? E quando a polêmica parece tornar o dia a dia do condomínio um inferno?

Comunicação facilitada

O WhatsApp facilita o contato entre síndico/a, conselho, moradores e funcionários. As vantagens que isso possibilita são imensas. O problema é quando o WhatsApp se torna febre. Quando o morador usa o WhatsApp para cobrar algo particular do síndico. Quando a relação entre funcionários e moradores se torna tão fluida que cria problemas na administração.

WhatsApp

Antes de mais nada, o WhatsApp é um meio de comunicação que não formaliza um pedido ou reclamação. Isso é óbvio. Ocorre que as atribuições de um síndico têm a ver com solicitações que precisam ser formalizadas. Imagine um morador que reclama de algo sobre o que, secretamente, pretende entrar na justiça. Se o síndico usar o WhatsApp como forma de resolver pendências graves, com sinal de urgência, poderá se ver em maus lençóis posteriormente.

Formalização

Normalmente, os síndicos pedem para que os moradores formalizem suas queixas nos cadernos ou livros de reclamações. Essas queixas também podem aparecer sob a forma de mensagens escritas, ou como algo que confirme a solicitação formal por parte do morador. Mas há formas mais práticas de fazer isso.

Organize meu Condomínio

Sistemas informatizados permitem organizar automaticamente as solicitações dos moradores ou mesmo de terceiros para o síndico ou a administradora. Com a informatização, economiza-se tempo, espaço e dinheiro, pois com isso não será necessário arquivar todas as notificações, nem precisar ir buscá-las para consulta. E dinheiro, porque haverá menos necessidade de arquivar as solicitações ou reclamações.

Com a informatização do sistema, o síndico pode verificar a solicitação do condômino pouco após ele postá-la no sistema. Poderá também consultar os regulamentos online e responder quando quiser, estando tudo registrado automaticamente pelo sistema. Se o morador depois vier a dizer que não solicitou nada ou mudar aspectos da solicitação, tudo estará arquivado no sistema para consulta e aferição.

Um detalhe é que a informatização das solicitações e queixas não deve aposentar de vez as reclamações por escrito, pois estas são previstas em lei e possuem status jurídico próprio. Mas serve para o síndico agilizar o atendimento dos pedidos, especialmente em grandes condomínios, simplifica o tratamento de muitas questões simultâneas, e permite economia de tempo, espaço e dinheiro (funcionários).

Fonte: Organize meu Condomínio